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Resumen
A-01 CUADRO DE MANDOS
Comercial
A-02 CAPTACIÓN DE CLIENTES
A-03 CRM
A-04 CONTACTOS
A-05 MARKETING
Rentabilidad
A-06 COSTES EMPRESA
A-08 IMPUTACIÓN DE HORAS
A-07 HORAS Y RENTABILIDAD
A-11 VISTA EXCEL
Equipo
A-10 PLANIFICACIÓN
A-09 AUSENCIAS
A-12 PLAN DE CARRERA
Captación de clientes
CONTRATACIÓN · OFERTAS
Avance comercial: facturación, contratación y ofertas frente a objetivo
Acumulado mes a mes frente al ritmo que haría falta llevar para cumplir cada objetivo (línea de puntos). Si la línea sólida va por encima de la de puntos, vas por delante; si va por debajo, vas por detrás.
Facturación por equipo
Contratación por equipo
Por mercado
Por cliente
Tasa de conversión UNID. Y €
Motivos de pérdida % S/ DECIDIDAS
Ofertas por estado CURSO·CONTR.·PERD.
Ofertas por mes
Ofertas EDITABLE
Marca cada oferta como "Contratada" o "Perdida" en cuanto se resuelva — de ahí salen las tasas de conversión. Reparte el valor total entre los años en que se facturará (no hace falta que sume exacto, es orientativo).
Cuadro de mandos
FACTURACIÓN · PRODUCTIVIDAD · TESORERÍA
Necesita tu atención
Concentración de cartera
Oportunidades sin actividad reciente (CRM)
Facturación mensual · acumulado 12 MESES
Facturado vs. cobrado vs. coste de empresa 12 MESES
Muestra el año elegido arriba a la derecha. Previsión = todo lo planificado (verde, rojo o sin marcar). Facturado = solo las celdas marcadas en verde o en rojo (lo sin marcar no cuenta como facturado, solo como previsión). Cobrado = celdas en verde. Pendiente de cobro = celdas en rojo. Todo se calcula solo a partir de la tabla "Facturación mensual por proyecto" de más abajo.
Proyectos FUENTE DE DATOS — EDITABLE
ProyectoEquipoSecciónClienteMercadoContratado €Facturado hasta hoyPrevisión Previsión Previsión
Facturación mensual por proyecto
Los importes se editan desde Vista Excel — aquí puedes hacer clic en cualquier celda para marcarla como cobrada (verde) o no cobrada (roja); un tercer clic la deja sin marcar.
Vista Excel
FACTURACIÓN CONTINUA POR PROYECTO
Resumen anual TOTAL FACTURADO · OBJETIVO · DIFERENCIA
Misma estructura que tu Excel de referencia: cada fila es un proyecto, con sus meses en continuo a lo largo de los dos años seleccionados arriba a la derecha. Escribe un nombre en cualquier fila vacía para crear un proyecto nuevo. LIQUIDEZ es una fila de ajuste manual mes a mes (movimientos que no van ligados a un proyecto). OBJETIVO y DIFERENCIA se calculan por año.
Filas en blanco tras el último proyecto:
Ausencias
CALENDARIO DE VACACIONES POR PERSONA
Ciudad y festivos NACIONALES VÍA API · LOCALES EDITABLES A MANO
Festivos locales / autonómicos de para (añádelos a mano, no hay una API pública fiable por ciudad). Puedes marcar un solo día o un rango (ej. toda una semana de fallas) indicando "desde" y "hasta":
FechaNombre
hasta (opcional, para varios días seguidos)
Calendario
Festivo Fin de semana Vacaciones de la persona seleccionada Otra persona ausente ese día Hoy Cierre de empresa (obligatorio) Superposición (2+ ausentes) Regla o binomio incumplido No disponible (binomio con ausencia larga) Cobertura baja (menos del 50% del equipo disponible)
Marcando vacaciones para:
Vista de equipo SUPERPOSICIÓN Y CUMPLIMIENTO DE REGLAS
Cada fila es una persona; cada columna un día (vista mensual) o un mes (vista anual). Las cabeceras se colorean si ese día/mes tiene superposición o incumple alguna regla.
Personas y días de vacaciones EDITABLE
Días de vacaciones por defecto (para quien no tenga un número propio):
Cierre de empresa EDITABLE — OBLIGATORIO PARA TODO EL EQUIPO
Fija bloques de días en los que la empresa cierra (ej. una semana en agosto, Navidad). Esos días se marcan automáticamente como vacaciones para todas las personas, descuentan de su total, y no se pueden editar ni quitar desde el calendario individual — solo cambiando o eliminando el cierre aquí. Los fines de semana y festivos dentro del rango no cuentan.
Reglas de ausencia EDITABLE — POR ROL
Impide marcar más de X personas del mismo rol ausentes el mismo día. Ej: máximo 1 "Dirección" ausente a la vez.
Binomios EDITABLE — VÍNCULO ENTRE DOS PERSONAS
Define parejas de personas que no deben coincidir de vacaciones (p. ej. dos directores, dos jefes de proyecto, o dos personas del mismo equipo que se cubren entre sí). Si una de las dos solicita más de 2 días seguidos, esas fechas aparecerán como no disponibles para la otra.
Planificación
GANTT DE FASES · HITOS · CARGA DE TRABAJO POR PERSONA
Tablero de tareas ESTILO PLANNER — POR PROYECTO Y FASE
Cada columna se asigna a un proyecto (una sola vez por proyecto). Dentro, cada sección es una fase del proyecto — añade tareas en la fase que corresponda, con prioridad, vencimiento, personas asignadas y subtareas. Si el vencimiento tiene fecha, la tarea aparece también como hito en el Gantt de más abajo. Arrastra las tarjetas entre columnas para moverlas.
Gantt / Listado FASES POR PROYECTO Y PERSONA ASIGNADA
Fases y asignaciones EDITABLE
Cada fila es una fase de un proyecto: quién la lleva, sus fechas, las horas estimadas y sus hitos. Puedes añadir un primer hito al crear la fase y, después, tantos más como necesites desde la columna "Hitos" de la tabla. En "Depende de" puedes encadenar fases: si cambias la fecha de fin de una fase de la que otras dependen, esas otras (y sus hitos) se desplazan automáticamente los mismos días, manteniendo la distancia que tenían. Estos datos alimentan el Gantt (con líneas de conexión entre fases dependientes), el listado y la carga de trabajo de abajo.
ProyectoFasePersonaInicioFinHoras est.SCPHitosDepende de
Carga de trabajo y saturación SEGÚN HORAS PLANIFICADAS POR FASE
Compara, mes a mes, las horas planificadas de cada persona (repartidas entre el inicio y el fin de cada fase asignada) con su capacidad mensual aproximada (horas anuales ÷ 12).
Costes empresa
DIRECTOS · INDIRECTOS · COSTE-HORA · PERSONAS
Costes de empresa y coste-hora LOS DIRECTOS/INDIRECTOS SE CALCULAN SOLOS
Costes directos
Personal marcado como "Directo"
Costes indirectos
Personal marcado como "Indirecto"
Gastos generales
Alquiler, software, asesoría… ver tabla de abajo
% Beneficio sobre coste-hora
Margen que se añade al coste-hora
COSTE DE VENTA (COSTE-HORA + % BENEFICIO)
— €/h
Coste empresa total (anual)
Coste empresa mensual
Horas anuales personas directas
Coste directo — salarios de las personas que trabajan directamente en proyectos de clientes.
Coste indirecto — salarios de personas en tareas de soporte (administración, gerencia, etc.) que no facturan directamente a proyectos.
Gastos generales — gastos fijos de la empresa (alquiler, software, asesoría, suministros…) listados en la tabla de abajo.
Gastos generales EDITABLE — MENSUAL
Marca "Recurrente" para que, al editar un mes, se rellenen automáticamente los 12 (para gastos fijos como alquiler o suscripciones). Desmárcalo para editar cada mes de forma independiente (gastos puntuales o estacionales).
CategoríaConceptoRecurrenteTotal anual
Por categoría
Equipos EDITABLE — NOMBRE Y N.º DE EQUIPOS
Personas EDITABLE — INCLUYE COSTE/HORA INDIVIDUAL
NombreApellidosEquipoRolEscalón (plan de carrera)Tipo€/añoHoras/añoFecha incorporación€/hora
Los costes directos de empresa se calculan solos a partir de los salarios de las personas marcadas como "Directo" arriba. Los gastos generales de esta lista, junto con el personal "Indirecto", forman los costes indirectos.
Fases de proyecto EDITABLE · SE USAN EN IMPUTACIÓN, RENTABILIDAD Y PLANIFICACIÓN
Plan de carrera
CONDICIONES POR NIVEL Y AÑOS DE EXPERIENCIA — EDITABLE
Escala salarial EDITABLE
Fijo, variable (% sobre el fijo) y bonus asociado (% adicional) por cada año de experiencia dentro de cada nivel. El total se calcula solo: Fijo × (1 + Variable). El bonus asociado es aparte, no se suma al total.
Facturación / gastos / beneficio por año de experiencia EDITABLE — REFERENCIA
Fila de referencia opcional del propio Excel original — capacidad de facturación, gasto y beneficio asociados a cada año de experiencia, independientemente del nivel.
Horas y rentabilidad
PREVISIÓN DE TIEMPOS Y MARGEN POR FASE Y PROYECTO
Coste-hora de venta aplicado
COSTE-HORA DE VENTA (COSTE-HORA + % BENEFICIO)
— €/h
Horas previstas por fase = 90% de los honorarios de esa fase ÷ coste-hora de venta (deja un 10% de margen de partida). El coste real de cada fase se valora también a coste-hora de venta. Las horas reales se registran en la pestaña Imputación de horas y de ahí salen las de esta pantalla — aquí solo se editan los honorarios. Cambia el coste-hora o el % de beneficio en Costes empresa.
Coste-hora individual por trabajador directo CALCULADO
Coste-hora individual = coste propio (su salario ÷ sus horas/año) + reparto de indirectos (costes indirectos y gastos generales de la empresa ÷ horas anuales de todo el personal directo). Es el coste real que representa cada hora que imputa esa persona.
TrabajadorCoste propio €/hReparto indirectos €/hCoste-hora individual €/hHoras imputadasCoste acumulado €
Rentabilidad por proyecto CALCULADO
ProyectoEquipoHonorarios €Horas previstasHoras reales (imputadas)Coste real €Margen €Margen %
Detalle por fase HONORARIOS EDITABLES · HORAS DESDE IMPUTACIÓN
Proyecto:
FaseHonorarios €Horas previstasHoras realesCoste real €Margen €Margen %
Margen % por proyecto
Honorarios vs. coste real por fase
Imputación de horas
REGISTRO SEMANAL POR TRABAJADOR Y PROYECTO
Cronómetro PULSA EMPEZAR, TRABAJA, Y PULSA PARAR — SE SUMA SOLO A LA FASE ELEGIDA
Elige el proyecto y la fase antes de empezar. El tiempo se redondea a la media hora más cercana (mínimo 0,5 h) al pararlo, y se suma a la semana actual en la tabla de abajo.
00:00:00
Imputación semanal
Elige el trabajador (solo personal "Directo") y la semana, y anota las horas de cada proyecto en la fase que corresponda. Estas horas son las que alimentan el margen en la pestaña Horas y rentabilidad.
Trabajador: Semana:
Horas contratadas esta semana (referencia)
⚠ Esta persona supera las 40 h de una jornada semanal completa con lo que tiene registrado esta semana.
Reparto de honorarios por fase EDITABLE — % DEL CONTRATADO, PARA EL COSTE PREVISTO
Elige un proyecto y reparte su importe contratado entre fases — por defecto 20% Anteproyecto, 20% Básico, 30% Ejecución y 30% Dirección de obra. Al aplicar, se escribe en "Honorarios €" de Horas y rentabilidad, que es lo que calcula el coste previsto automáticamente. Puedes seguir ajustando cada honorario a mano ahí si un proyecto concreto necesita otro reparto.
CRM
PIPELINE DE OPORTUNIDADES — CONECTADO CON CAPTACIÓN DE CLIENTES
Cada tarjeta es una oferta de "Captación de clientes → Ofertas" — crearla, editarla o moverla aquí lo actualiza allí también, y al revés. Arrastra las tarjetas entre columnas. Cada embudo tiene sus propias columnas — cámbiate de uno a otro con las pestañas de abajo.
Historial de acciones ÚLTIMAS 15
Contactos
BASE DE DATOS DE CLIENTES Y OPORTUNIDADES — USADA POR EL CRM
Contactos EDITABLE — IMPORTABLE DESDE EXCEL
Columnas esperadas al importar (en cualquier orden): Nombre, Apellidos, Empresa, CIF, Email, Sector, Importancia (0-10). Importar solo añade contactos nuevos — no borra ni pisa lo que ya tienes.
Facturación y Riesgo se calculan solos, emparejando la "Empresa" de cada contacto con el campo "Cliente" de sus proyectos en Proyectos: Facturación es lo ya facturado hasta hoy; Riesgo son las horas trabajadas que todavía no están cubiertas por esa facturación.
NombreApellidosEmpresaCIFEmailSectorImportanciaEtiquetasFacturaciónRiesgo
Marketing
CALENDARIO · PROYECTOS · IDEAS · OBJETIVOS · CAMPAÑAS · NEWSLETTER · MODO ESPÍA
Calendario de publicaciones e hitos
Marca aquí las publicaciones programadas y los hitos del equipo (eventos, premios…). Elige la vista (año, mes o semana) y haz clic en cualquier día para añadir uno nuevo, o en un evento existente para editarlo.